Todos os grandes eventos para serem bem sucedidos necessitam de uma longa e precisa preparação. É necessário fazer uma avaliação das necessidades inerentes ao evento e obter soluções às mesmas. Ao estudo de preparação, chama-se logística e no caso de um evento desportivo como o campeonato do mundo de futebol é conhecida como logística desportiva.

Para se obter um melhor resultado, as necessidades são divididas por categorias e são criados vários departamentos, cada um responsável por uma ou mais necessidades.

A logística desportiva tem como principal objetivo fazer toda a preparação do evento e garantir uma eficaz gestão de recursos, equipamentos e informações entre os vários departamentos de modo a fazê-los funcionar em conjunto e ter tudo a postos no momento inicial do espetáculo.

  

Objetivos

  

Os objetivos principais da logística no planejamento de um campeonato mundial são:

 

- Criar um ambiente seguro para os atletas, espectadores e trabalhadores deste evento.

- Criar uma experiência positiva e agradável para todos.

 

Apesar de estas idéias parecerem básicas, não são necessariamente fáceis de cumprir. O fato de estarem dependentes de vários fatores, tais como voluntários (sem conhecimentos e competências) que oferecem os seus serviços, das várias empresas que criam uma dificuldade de gestão devido à agenda de cada uma e das limitações físicas dos estádios onde e realizam os jogos.

 

Outros fatos e talvez o mais importante de todos seja o tempo. À medida que a data do evento se aproxima, mais prioritárias se tornam as necessidades, criando stress e desgaste físico para todos os responsáveis e trabalhadores que correm intensivamente contra o tempo.

Para uma boa solução contra estes fatores são criados planos estratégicos organizacionais pela parte da logística, que definem prioridades e necessidades organizando e distribuindo tarefas pelos funcionários de modo a conseguir criar um equilíbrio entre os mesmos, para que possa estar tudo devidamente preparado para o início do evento.

 

Divisão de atividades e departamentos

 

Devido ao grande número de atividades que necessitam de ser controladas num evento desta magnitude, o comitê organizacional deve planear, estabelecer e desenvolver os recursos humanos existentes criando equipas, todas coordenadas para o mesmo objetivo final. Visto que a maior parte do trabalho é realizado por pessoas, algumas profissionais outras voluntárias, as tarefas a serem realizadas devem estar muito bem planeadas e ser apresentadas de maneira simples e concisa para que existam excelentes condições de trabalho e para que as mesmas sejam realizadas com motivação. Ou seja, para obter sucesso na realização do evento, todos os diferentes grupos de trabalho, quer os pagos, quer os voluntários, saibam exatamente o que fazer e em que momento o fazer.

 

Para uma melhor gestão das necessidades, estas são divididas por categorias e são criadas unidades de trabalho hierárquicas

formais e informais as quais são atribuídas uma ou mais categorias. Seja qual for o nível hierárquico das unidades, o trabalho deve ser realizado no modo mais eficiente possível devido ao fatos mais limitante da preparação, que é o tempo. A junção destas unidades de implementação é também conhecida como a estrutura operacional do projeto e é desenvolvida no inicio do projeto, pois a dimensão do mesmo implica tomar muitas decisões e pô-las em prática num curto espaço de tempo, e algumas são de elevado nível de exigibilidade.

 

As unidades de trabalho são então divididas em 3 grupos diferentes (Operações, comercial, criatividade e comunicações), que são depois subdivididas por divisões e depois por departamentos. Apesar de parecer que estas unidades hierárquicas trabalham como entidades separadas, na prática toda a estrutura organizacional é composta pela interligação de todas elas. É considerado um bom método formalizar a estrutura operacional do evento definindo as diferentes unidades ou equipas de operações, responsabilidades, etc.

 

Essa estrutura é definida pelos 3 grupos já referidos (Operações, comercial, criatividade e comunicações), que vão responder perante o chefe executivo do projeto e que por sua vez responde perante o presidente, como caracterizado no esquema seguinte:

 

Presidente, Chefe executivo, Chefe das operações, Diretor de Operações, Diretor do local de evento, Diretor de tecnologia, Diretor desportivo, Diretor de mão-de-obra, Comercial, Diretor financeiro e subchefe executivo, Diretor comercial, Criatividade e comunicações, Diretor de comunicações, Diretor criativo e diretor de cerimônias

 

Lista para implementação do evento

 

A estrutura operacional e a lista de atividades, são as primeiras componentes da atividades de preparação da fase de implementação.

 

No inicio do planejamento, o processo de determinar a estrutura operacional começa com a lista de atividades do projeto para que o mesmo possa ser planeado de um modo lógico, simples e coordenado sem esquecer nenhum detalhe.

 

A lista de atividades é a seguinte: Acomodação, Autorização, Admissão, Publicidade - estádio, programas, Chegadas/partidas - equipas/ VIPs, Estacionamentos, Catering, Cerimônias, Comunicação, Concessão, Decoração - bandeiras, interior ou exterior do estádio, Procedimentos de emergência, Equipamentos, Instalações - competição/ treino/ balneários/ WC/ armazenagem/ recepção/ áreas seguras/áreas de vendas/médicas/espaços de exibição, Angariação de fundos, Seguros, Convites, Licenças, Perdidos e achados, Medalhas/troféus/prêmios, Mídia, Provisão médica, Propaganda, Fotografia, Fotocopias/impressão, Polícia, Programa, Registro, Lugares sentados, Segurança, Sinalização - externa/interna, Patrocínios, Staff, Bilhetes e Transportes

 

Segurança

 

A organização responsável pelo evento deve ter em mente estabelecer altos padrões de saúde e segurança de modo a manter intactas a reputação e imagem do evento, de todas as pessoas responsáveis e mesmo do país anfitrião.

Para um campeonato do mundo a procura de riscos começa com 3 ou 4 anos de antecedência pela parte das seguradoras e pelas equipas responsáveis pela segurança do evento que analisam fatores como saídas de emergência, tácticas para controlar o publico no caso de conflitos. São também analisados outros fatores tais como catástrofes naturais que leva a uma organização de planos de emergência para o caso de acontecer, e de planos de prevenção para o caso de um ataque terrorista.

 

Devido aos atos terroristas de 11 de Setembro de 2001,eventos desportivos de grande dimensão, freqüentados por celebridades mundiais e que recebem uma intensiva cobertura pela parte da imprensa tornam-se particularmente vulneráveis a todos os tipos de [risco]]s e atividades extremistas. Isto significa que o responsável pelo evento deve estar sempre preparado para ser confrontado com uma vasta variedade de situações de risco.

 

O controlo de risco tem como objetivo cobrir o maior número de situações que possam ocorrer durante este evento. Por estarmos a lidar com situações relacionadas com a saúde e segurança de todos os presentes, este controlo é normalmente atribuído à pessoa com mais experiência que é o diretor de operações.

 

A viabilidade dos planos de segurança e creditação efetuados pelo diretor de operações dependem do conhecimento do programa desportivo (Diretor desportivo), o número de staff disponível (Diretor de mão de obra), de especialistas geográficos e requerimentos do estádio (diretor dos estádios), de sistemas tecnológicos de informação (Diretor de tecnologias) e de um aprofundado conhecimento de como esses sistemas interagem com o programa do evento (Chefe das operações).

Os planos de segurança destes tipo de eventos é baseada num plano procedimentos operacionais (lista das operações diárias realizadas no estádio) e em planos de emergência. Ambos os procedimentos devem ser diariamente verificados para assegurar a sua eficiência.

 

A tabela seguinte ilustra o plano diário do jogo Argentina vs Croacia - França 98:

 

Horário	Atividades
7:00	Abertura do centro de distribuição de chaves Abertura do centro de emissão Abertura do centro de voluntários Abertura do centro de operações
9:00	Reunião diária do comitê organizacional da FIFA Coordenação das atividades e tarefas
10:00	Fim da preparação do relvado Colocação de sinalização para o público Regar o relvado Pré-abertura da vila oficial
13:00	Ultima revisão ao estádio Abertura do espaço de prestigio "Gold"
14:00	Contagem final - sincronização dos relógios FIFA Abertura dos camarotes corporativos Abertura do espaço de prestigio "Silver" Afinação dos holofotes do estádio para 1300 Lux
15:15	Inicio do aquecimento dos jogadores no relvado
15:30	Sincronização dos relógios
15:40	Jogadores abandonam o relvado - fim do aquecimento 1º teste da banda nos alto falantes
15:42	Boas-vindas nos alto falantes e lista das equipas Verificação final do relvado pelos membros da FIFA
15:44	2º teste da banda Chegada da banda ao relvado
15:45	6 jovens da equipa FIFA Fair Play prontos no túnel
15:50	Chegada de jovens vestidos com equipamentos nacionais ao relvado
15:51	Jogadores abandonam os balneários Entrada no relvado dos Jovens da equipa FIFA Fair Play / Coordenadores / Árbitros / Fiscais de linha / Equipas Tocar o hino da FIFA
15:52	Hinos nacionais Saída da banda do relvado
15:53	Apresentações/ Apertos de mão de ambas as equipas
15:57	Fotografia oficial
15:58	Lançamento da moeda ao ar para escolha de campo
16:00	Inicio do jogo

 

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