Planos de emergência

  

Estes planos são normalmente determinados pelas limitações físicas do estádio, entradas e saídas, e são controladas por pessoal especializado, colocados em pontos estratégicos quer dentro do perímetro do estádio, como fora.

  

Para a entrada dos espectadores, existe uma inspeção do bilhete nas entradas principais do estádio, seguido de uma passagem por detectores de metais, e as malas por circuito raio-X, para prevenir a entrada de objetos que possam por em risco a saúde e segurança de outros. Dada a popularidade deste tipo de eventos é aconselhado aos espectadores a chegada ao local com 2 horas de antecedência para impedir longas filas de espera.

  

Para os outros elementos como os atletas, oficiais, imprensa, patrocinadores, VIPs e staff, são usadas entradas e saídas diferentes das do público em geral mas onde são aplicadas normas de segurança similares mas em vez de bilhetes estes têm passes cujo objetivo, é de confirmar a identidade do seu usuário e permitir o acesso, direitos e benefícios a determinadas áreas do estádio que lhes são especialmente destinadas.

 

Este tipo de acreditação têm impacto nos seguintes objetivo: Assegurar que apenas pessoal apropriado, qualificado e elegível pode participar e assistir aos jogos; Limitar o acesso a áreas restritas onde só pessoal qualificado pode circular; Oferece assistência em determinar o tamanho e capacidade das áreas do estádio; Assegurar que os participantes chegam as suas áreas de trabalho de uma maneira segura e ordeira.

 

São criados prazos para entrega dos passes e métodos de acreditação que têm de ser cautelosamente verificados e informados às autoridades responsáveis pela segurança de modo a que estes tenham conhecimento de quem tem acesso, para que sejam evitados conflitos no momento da entrada no estádio.

  

Existe normalmente apenas um centro de acreditação, que é colocado perto do estádio e que contem o hardware e software necessários para recolher e guardar em segurança a informação que é depois utilizada para efeitos de segurança e para que não possam ser efetuadas copias ou mesmo falcatruas. É possível em algumas circunstâncias permitir o acesso a alguém que se tenha esquecido ou perdido o passe, desde que essa flexibilidade não afete a segurança do evento.

Estes privilégios são estabelecidos normalmente pelos donos do evento, estes decidem quem serão os portadores sempre em conformidade com os protocolos de gestão, e o comitê organizacional faz depois a gestão dos sistemas operacionais e das zonas de acreditação que consistem em zonas para os voluntários, staff, imprensa, atletas, árbitros e VIPs.

  

Estes planos são criados com uma antecedência de aproximadamente 16 meses e os passes são distribuídos ao portador apenas um mês antes do inicio da prova.

  

 Incidentes, emergências e controlo de crise

  

O impacto de uma falha de segurança nunca deve ser subestimado. Para nos relembrar disso temos o incidente de 1989 no estádio de futebol Hillsborough em Sheffield, Inglaterra onde um incidente menor como o atraso de alguns espectadores provocou a morte de 95 deles. Como resultado deste tipo de incidentes ao longo de todo o planeta a legislação nacional insiste que sejam criados planos de emergência e de controlo de crise antes de qualquer evento desportivo de grande dimensão.

  

É o comitê organizacional em conjunto com as agências da policia e dos outros serviços de emergência que se dá inicio ao desenvolvimento destes planos, que devem derivar primariamente de situações de risco como incêndios, sobrelotação, corte de eletricidade, ameaça de bomba ou mesmo de bomba, assim como de outros atos de violência ou de terrorismo.

  

Este tipo de acontecimentos são muitas vezes imprevisíveis e por esse motivo é importante frisar que nenhum plano pode cobrir todo o tipo de potenciais cenários. Devem ser criados arranjos flexíveis, mas as características principais relacionadas com os princípios de formalização de responsabilidades específicas, o estabelecimento de meios de comunicação e os processos de relatar e monitorizar os incidentes devem estar permanentemente na cabeça do responsável.

  

Os voluntários são normalmente as primeiras pessoas a identificar os incidentes, e como todos as outras pessoas devem informadas sobre o que fazer numa situação dessas. Se um incidente for identificado por um voluntário, devem informar verbalmente uma pessoa responsável que por sua vez informará por rádio as autoridades necessárias para controlar esse incidente. Resumidamente o sistema de relato de incidentes deve ser coerente, lógico e eficiente e os fluxos de comunicação e de decisões devem ser esquematizados de modo a serem perceptíveis por todos.

  

Gestão de segurança, incidentes e de risco deve ser sinônimo de gestão profissional e deve existir ao longo de todo o ciclo de vida do projeto de modo a proteger os interesses do sucesso do evento.

  

Necessidades especiais

  

As barreiras físicas e sociais têm existido desde sempre e são um fatos negativo para um grande grupo da população. Para evitar estas situações, os comitês organizacionais têm sido pressionados de modo a removerem qualquer barreira que impeça uma pessoa com deficiência a poderem freqüentar estes eventos.

  

Para facilitar o acesso e participação deste grupo, são efetuadas alterações físicas nos estádios, que são as seguintes: Sinalização para envesgais, Instalação de rampas e elevadores, Diminuição de altura nos balcões de atendimento, Atribuição de lugares de estacionamento, Instalação de aparelhos especializados para pessoas com deficiência auditiva.

  

Apesar de todas as características e atividades necessárias ao sucesso deste evento, a experiência dos espectadores é um fatos muito importante no planejamento, tendo conhecimento dessa realidade estes serviços podem ser mais bem planeados do modo a corresponder as necessidades dos espectadores.

  

Ao comprar um bilhete, uma pessoa com deficiência é informada dos serviços que são oferecidos e dos que não são.

  

Esses serviços são os seguintes:

  

O que pode esperar	Acesso a cadeiras de rodas Estacionamento para deficientes Rampas e elevadores Sinalização apropriada Sanitários apropriados Acompanhantes para invisuais Sistemas de indução que podem ser ligados aos auxiliares auditivos
O que não deve esperar	Empréstimo de equipamentos de mobilidade Assistência com medicamentos Alimentação Higiene pessoal

 

Voluntários

  

Os voluntários são um dos grupos mais determinantes no sucesso deste evento, muitos até afirmam que são a espinha dorsal do desporto e que sem eles o êxito desportivo deixaria de existir.

  

Devido a sua grande importância, os voluntários devem ser selecionados cuidadosamente e devem ser enriquecidos de condições de modo a que as suas tarefas possam ser facilmente cumpridas.

  

Uma boa gestão de voluntários consiste em escolher pessoas com grandes capacidades, e capazes de resolver qualquer tipo de situação ao longo de todo o tempo de vida do projeto.

  

Essas atividades são:

 

Atividades  pré-evento	Consiste em participações em sistemas de recruta e de treino.
Atividades do evento	Inclui a provisão de um uniforme, turnos, estacionamento ou passes para transportes públicos, um aceitável nível de subsistência. São criados prêmios de mérito do modo a motivá-los a fazer um bom trabalho.
Atividades pós-evento	Envolve normalmente um ou mais eventos sociais, agradecimentos públicos e privados, criação de uma base de dados para uma futura participação voluntária.

 

Deve ser relembrado que o trabalho voluntário pode ser uma grande força de recursos humanos, mas também uma fraqueza.

 

Como primeiro contacto, os voluntários estão na expectativa de trabalhar com um grupo organizado, culto e profissional que tenham incutido o espírito de equipa. Estes, apesar de serem uma mais-valia por oferecem o seu tempo livre para ajudar a obtenção do sucesso do espetáculo, podem ser também considerados por outro lado, um grande fatos de risco. Pois podem partir a qualquer momento, criando grandes dificuldades para a realização das atividades que têm de ser cumpridas.

É por este motivo que devem ser pensadas maneiras de mantê-los sempre motivados e fazê-los sentir que fazem de uma grande equipa de sucesso, enaltecendo sempre o espírito de camaradagem.

 

Imprensa

 

Num mundo evoluído tecnologicamente como o nosso, a imprensa tornou-se num fatos importante a controlar neste tipo de evento.

 

Devido ao poder e influência dos média num evento desta dimensão existem mais jornalista e fotógrafos que atletas a participar, por essa razão a imprensa tornou-se num fatos a ter em conta na gestão do projeto.

 

A unidade conhecida como média, é composta por vários grupos de jornalistas, fotógrafos, apresentadores de televisão, e locutores de rádio. Todos eles necessitam de meios de comunicação via verbal, eletrônica ou por papel de modo a poder comunicar com os seus patrões. Os prazos de impressão são normalmente muito apertados, os fotógrafos só tem uma oportunidade para captar a imagem perfeita, e as transmissões em direto não permitem a existência de erros, por estes motivos, estes profissionais vivem em grande stress e portanto todas as condições tecnológicas e de recursos humanos devem ser apresentadas parar apoiar o seu trabalho. Numa perspectiva da gestão isto significa terem sistemas de comunicação eficientes, hardware e software testado, locais para trabalho e assistentes pessoais.

 

Para que existam todas estas condições, são criados locais apropriados e coordenados por um gestor, um assistente e por uma equipa de voluntários para desempenhar as funções necessárias.

Esses locais são os seguintes:

 

Centro da imprensa

 

Esta é a área central de informação, onde todos os membros creditados da comunicação social têm acesso a toda a informação relativa à competição, assim como a todos os meios necessários para comunicar (Internet, telefones). Tem um centro de apoio que é o ponto de coordenação verbal e física, entre estafetas e outros sites. Como ponto central fornece à imprensa serviços como fotocópias ou contactos de modo a obter transportes, alojamento e bilhetes.

 

Centro de fotografia

 

Este centro é similar a centro da imprensa, mas é centralizado nas necessidades da imprensa fotográfica. Inclui também um centro de apoio, ligação a internet, empréstimos de câmaras e reparação, etc.

 

Tribuna de imprensa

 

É o local onde os jornalistas podem trabalhar que tem acesso direto para o estádio. Por ser neste local que se fazem os relatos em direto todos os lugares sentados têm ligação a internet e corrente elétrica. Os voluntários funcionam como estafetas, prestam assistência no que for necessário. Na prática este é um dos trabalhos fisicamente mais exigentes para eles, pois tem muitas vezes de se deslocar pelo estádio a correr para realizar tarefas em contra relógio.

 

Zona mista

É uma zona segura onde os atletas são entrevistados imediatamente após a sua saída do relvado. Para ir ao centro anti-dopping os atletas tem forçosamente de passar por esta zona. É aqui que os jornalistas têm a primeira oportunidade de colocar questões aos atletas.

 

Sala de conferência de imprensa

 

É nesta sala que os jornalistas colocam questões aos treinadores depois dos jogos. A sala é tipicamente desenhada em estilo de conferência, onde o treinador se coloca numa mesa em cima de um palco estrategicamente colocada para a fácil visão de todos os jornalistas.

É de fácil percepção que as necessidades dos média podem ser muito especificas, mas também muito diversas. Estas necessidades podem ser colocadas em quatro categorias diferentes, que são elas as seguintes: Informação, Oportunidade, Tecnológica, Serviço de apoio.

 

Todas estas condições mencionadas devem ser postas a disposição da imprensa 24 horas por dia,7 dias por semana para que o evento seja um sucesso.

 

Fases de planejamento

 

Para que exista uma boa coordenação na realização deste evento, todo o processo é divido em fases que permitem controlar cronologicamente as atividades que devem ser realizadas, obtendo assim um esquema que permite não deixar nada para trás.

 

Essas fases de planejamento são descritas no quadro seguinte:

 

Objetivos	Deve ser determinado o porquê da realização do evento, quais são os objetivo a cumprir, quem vai beneficiar e como vai beneficiar Esta é a fase inicial do projeto e nela não se planeia nada
Conceito	Determinar o que é o evento e como se vai parecer Começa-se a criar o design de todo o evento tendo em consideração todos os fatores como a dimensão do evento, o país anfitrião, os estádios evolvidos na prova e o publico alvo. Identificam-se os parceiros estratégicos: governo local e nacional, os donos do evento e promotores, caridades, patrocinadores, participantes, etc.
Praticabilidade	É nesta fase que todo o design do evento é testado, para isso são criadas algumas das seguintes sub-fases: Identifica-se quem é responsável pelos vários objetivo a cumprir; Identifica-se os recursos necessários, tais como recursos humanos, equipamentos, marketing, etc.. Determinam-se os parceiros que podem ser uma mais valia a nível financeiro e operacional; Faz-se uma analise de custos contra proveitos para garantir fundos necessários não só à manutenção dos estádios, mas também de todo o resto do planejamento; Determina-se o caminho crítico necessário; Assegurar o alinhamento entre curto prazo e longo prazo.
Avanço	Nesta fase do projeto é feito um estudo de tudo o que já foi planeado e é tomada a decisão se o projeto pode avançar ou não Se for encontrado algum problema o projeto não é cancelado, mas recomeçam-se os passos anteriores de modo a encontrar uma solução Assim que todos os critérios forem cumpridos o projeto avança para a fase seguinte
Plano de implementação	Nesta fase só são considerados os fatores que são importantes a curto-prazo Aqui determinam-se as estratégias operacionais: financeiras, serviços, equipamentos, vendas e marketing São desenvolvidos caminhos críticos e indicadores de performance de modo a incorporar todos os detalhes necessários à realização do evento
Fase de implementação	Os planos de implementação são executados e o evento começa a ser montado Mesmo depois de terminada a execução dos mesmos, existem ainda fatores importantes a planear
Entrega	Depois de tudo organizado, é feita a entrega dos estádios e equipamentos às empresas contratadas para que elas continuem a operação de organizar o espetáculo e a realização do mesmo
Avaliação	É feita uma avaliação de modo a verificar se todos os objetivo de curto prazo e longo prazo foram cumpridos: Avaliação de curto prazo: Custos, benefícios, impacto do evento e pós-evento; Avaliação a médio e longo prazo: Custos, benéficos e impacto do evento algum tempo após a realização do evento;
Feedback	Uma avaliação não está completa sem o feedback: Avaliação conduzida durante todas as fases do processo, de modo a garantir satisfação da parte dos trabalhadores durante o ciclo de vida do projeto: Avaliação pós-evento que permite obter referencias e recomendações para realizações futuras.

 

Espero que tenham gostando da coluna, em breve estarei trazendo novas publicações relacionados ao tema.

 

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